在不同软件间重复录入数据、邮件中的请求被遗漏、手动制作报表。我会连接你正在使用的工具，设计具备明确规则、检查机制和错误处理方式的工作流。
适合从哪项工作开始？
当一项工作反复出现、遵循相对稳定的规则，并且需要在不同工具或人员之间流转时，自动化就能发挥作用。在选择平台之前，我会与你一起梳理当前流程：数据从哪里来、由谁检查、接下来应发生什么，以及工作在哪一步停滞。
我们可以评估的流程示例：
- 业务咨询： 从网站收集数据，检查必填字段，在 CRM 中创建联系人，并向对接人分配任务。
- 订单与文档： 在兼容工具之间传递信息，并标记重复项、不完整数据或待批准的更新。
- 定期报告： 从指定来源收集数据并整理摘要，同时清楚标明信息来源。
- 内部提醒： 在缺少文档、请求停滞或业务截止日期临近时通知团队。
这些是需要结合你的具体情况评估的潜在应用。要估算其价值，需要了解任务频率、耗时、常见错误，以及流程一旦中断可能造成的影响。
系统集成与 AI：根据流程选择方案
应用之间可以通过 API（程序交换数据的接口）连接，也可以使用系统提供的导入和导出功能。我会先核实可用的访问权限和功能：封闭的业务管理系统或有特定限制的订阅方案，都可能影响项目。
为了衔接各个环节，我会根据业务流程和现有系统设计合适的集成方案。如果团队需要一个用于管理业务事项、权限和审批的界面，定制企业软件可能更合适。
AI 可以帮助对请求进行分类，或根据文本起草内容。其输出需要评估，必要时还应由人工审批。对于规则明确的操作，例如复制订单编号或检查必填字段，我优先采用确定性校验。中小企业自动化指南进一步介绍了可能的用途。
我们会明确什么，交付什么
- 流程图： 起点、数据、负责人、例外情况及预期结果。
- 工作范围： 需要连接的系统、所需访问权限、包含的工作，以及需要考虑的外部服务费用。
- 第一个可验证的自动化流程： 一个范围明确的流程，可用来测试常规情况、数据缺失、重复执行和服务不可用等场景。
- 投入实际使用： 操作说明、检查方式、错误通知，以及停止或恢复流程的指引。
开发前，我们还会商定自动化将在何处运行、由谁管理账号，以及如何保存访问凭据。你可以进一步了解我的工作方式，也可以查看我的开发者简介。
如何评估成效与维护工作
比较应从初始状况出发：每项业务的处理耗时、人工操作步骤数量，或未得到处理的请求数量。上线后，我们会观察同样的指标。监督自动化运行所需的时间也要计入，因为这也是运营成本的一部分。
供应商可能调整自己的 API，企业也可能改变规则或工具。因此，支持、监控和更新的服务范围必须明确。对于不常发生或变化很大的任务，实现自动化的成本可能高于通过统一流程来简化操作。
与熟悉实际工作的人交流
协作需要熟悉流程的人，以及每天实际执行这些工作的人共同参与。分析和评审可以远程进行，通过分享实例，一起确认流程应如何运行。
企业自动化常见问题
我需要更换业务管理系统吗？
不一定。首先要确认现有业务管理系统是否支持集成，以及有哪些限制。如果它未开放所需功能，我会先评估替代方案和取舍，再提出开发建议。
必须使用人工智能吗？
不需要。许多流程可以通过规则、检查和软件之间的连接实现自动化。只有在 AI 能解决问题中的某个具体环节，而且我们能够检查其输出时，使用它才有意义。
某个环节失败了怎么办？
我们会明确哪些错误可以重试，哪些需要发出提醒，哪些必须停止流程。投入日常使用前，需要测试出错时的处理行为。
报价需要哪些信息？
请说明具体工作、涉及的工具、执行频率和预期结果。提供一个使用虚构数据的示例，有助于理解各个环节，也无需在首次留言中分享保密信息。
你每周都在重复做什么工作？
请告诉我流程如何开始、涉及哪些工具，以及哪个环节最耗时。根据这些信息，我们可以评估首个具体改进方案。聊聊你的业务流程。