Daten werden zwischen Programmen abgetippt, Anfragen gehen in E-Mails unter, Berichte entstehen von Hand. Ich verbinde deine Werkzeuge und entwickle Arbeitsabläufe mit klaren Regeln, Kontrollen und Fehlerbehandlung.
Beschreibe mir den Prozess, den du automatisieren möchtest
Mit welcher Aufgabe solltest du anfangen?
Automatisierung ist sinnvoll, wenn sich eine Aufgabe wiederholt, relativ festen Regeln folgt und Übergaben zwischen Werkzeugen oder Personen erfordert. Bevor ich eine Plattform auswähle, gehe ich mit dir den heutigen Ablauf durch: Woher kommen die Daten, wer prüft sie, was soll danach passieren und wo stockt die Arbeit?
Einige Prozessbeispiele, die wir prüfen können:
- Geschäftliche Anfragen: Daten von der Website erfassen, erforderliche Felder prüfen, einen Kontakt im CRM anlegen und der zuständigen Person eine Aufgabe zuweisen.
- Bestellungen und Dokumente: Informationen zwischen kompatiblen Tools übertragen und dabei auf Duplikate, unvollständige Daten oder freizugebende Aktualisierungen hinweisen.
- Regelmäßige Berichte: Daten aus festgelegten Quellen sammeln und zusammenfassen, wobei die Herkunft der Informationen sichtbar bleibt.
- Interne Erinnerungen: das Team benachrichtigen, wenn ein Dokument fehlt, eine Anfrage nicht vorankommt oder eine betriebliche Frist näher rückt.
Das sind mögliche Anwendungen, deren Eignung für deinen Fall geprüft werden muss. Um ihren Nutzen einzuschätzen, braucht es Angaben zur Häufigkeit der Tätigkeit, zum Zeitaufwand, zu wiederkehrenden Fehlern und zu den Folgen eines möglichen Ausfalls.
Integrationen und KI: Der Prozess bestimmt die Wahl
Anwendungen lassen sich über APIs verbinden, also Schnittstellen, über die Programme Daten austauschen, oder über die von den Systemen vorgesehenen Import- und Exportfunktionen. Ich prüfe zuerst, welche Zugänge und Funktionen verfügbar sind: Ein geschlossenes Verwaltungssystem oder ein Abonnement mit besonderen Einschränkungen kann das Projekt verändern.
Um die einzelnen Schritte zu verbinden, entwerfe ich Integrationen, die zum Prozess und zu den bereits eingesetzten Systemen passen. Braucht das Team eine Oberfläche zur Verwaltung von Vorgängen, Berechtigungen und Freigaben, kann eine maßgeschneiderte Unternehmenssoftware besser geeignet sein.
KI kann helfen, Anfragen zu klassifizieren oder aus einem Text einen Entwurf zu erstellen. Ihre Ergebnisse müssen bewertet und bei Bedarf von einem Menschen freigegeben werden. Bei Aufgaben mit klaren Regeln, etwa dem Kopieren einer Bestellnummer oder der Prüfung eines Pflichtfelds, bevorzuge ich deterministische Prüfungen. Der Leitfaden zur Automatisierung für KMU erläutert mögliche Einsatzbereiche.
Was wir festlegen und was du erhältst
- Ablaufübersicht: Ausgangslage, Daten, Verantwortliche, Ausnahmen und erwartetes Ergebnis.
- Leistungsumfang: zu verbindende Systeme, benötigte Zugänge, enthaltene Aufgaben und zu berücksichtigende Kosten externer Dienste.
- Eine erste überprüfbare Automatisierung: ein klar abgegrenzter Prozess, an dem sich Normalfälle, fehlende Daten, doppelte Ausführungen und Dienstausfälle testen lassen.
- Übergang in den operativen Betrieb: Anleitungen, Kontrollmöglichkeiten, Fehlerbenachrichtigungen und Hinweise zum Stoppen oder Fortsetzen des Ablaufs.
Vor der Entwicklung vereinbaren wir auch, wo die Automatisierung ausgeführt wird, wer die Konten verwaltet und wie die Zugangsdaten aufbewahrt werden. Du kannst mehr über meine Arbeitsweise erfahren und dir mein Entwicklerprofil ansehen.
Ergebnis und Wartungsaufwand bewerten
Der Vergleich beginnt mit der Ausgangslage: Zeitaufwand pro Vorgang, Anzahl manueller Schritte oder unbearbeiteter Anfragen. Nach dem Start beobachten wir dieselben Kennzahlen. Wir erfassen auch die Zeit für die Überwachung der Automatisierung: Sie gehört zu den Betriebskosten.
Ein Anbieter kann seine APIs ändern, ein Unternehmen seine Regeln oder Tools. Deshalb muss der Umfang von Support, Überwachung und Updates ausdrücklich festgelegt sein. Eine seltene oder stark wechselnde Tätigkeit zu automatisieren, kann mehr kosten, als sie durch ein gemeinsam festgelegtes Vorgehen zu vereinfachen.
Ein Austausch mit jemandem, der die Arbeit kennt
An der Zusammenarbeit sind Menschen beteiligt, die den Prozess kennen und die Aufgaben täglich ausführen. Analyse und Abstimmungen können remote stattfinden. Dabei teilen wir Beispiele und prüfen gemeinsam, wie der Ablauf funktionieren soll.
Fragen zur Automatisierung im Unternehmen
Muss ich meine Unternehmenssoftware wechseln?
Nicht unbedingt. Zuerst prüfe ich, ob die Unternehmenssoftware Integrationen unterstützt und welche Grenzen dabei gelten. Stellt sie die benötigten Funktionen nicht bereit, prüfe ich Alternativen und Kompromisse, bevor ich eine Entwicklung vorschlage.
Ist der Einsatz künstlicher Intelligenz notwendig?
Nein. Viele Prozesse lassen sich mit Regeln, Kontrollen und Verbindungen zwischen Programmen automatisieren. KI ist nur sinnvoll, wenn sie einen bestimmten Teil des Problems löst und wir ihre Ausgaben überprüfen können.
Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?
Wir legen fest, bei welchen Fehlern ein erneuter Versuch möglich ist, welche eine Benachrichtigung erfordern und welche den Ablauf stoppen müssen. Das Verhalten im Fehlerfall muss vor dem täglichen Einsatz getestet werden.
Welche Angaben brauchst du für ein Angebot?
Beschreibe die Aufgabe, die beteiligten Werkzeuge, die Häufigkeit und das gewünschte Ergebnis. Ein Beispiel mit fiktiven Daten hilft, die einzelnen Schritte zu verstehen, ohne schon in der ersten Nachricht vertrauliche Informationen weiterzugeben.
Welche Aufgabe wiederholst du jede Woche?
Erzähl mir, wie dein Prozess beginnt, welche Tools er durchläuft und wo du am meisten Zeit verlierst. Anhand dieser Informationen können wir einen ersten konkreten Ansatz prüfen. Sprechen wir über deinen Geschäftsprozess.